Datenschutz­erklärung

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO ist:

• NileCon Recruitment UG (haftungsbeschränkt), Goethestraße 7, 38440 Wolfsburg, Deutschland
• Geschäftsführer: Omar El-Rayes
• Handelsregister: Amtsgericht Braunschweig, HRB 213074
• E-Mail: info@iince.com

iince ist eine Marke der NileCon Recruitment UG (haftungsbeschränkt). „Wir“ und „iince“ bezeichnen in dieser Erklärung dieses Unternehmen. Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

Unsere Website wird bei Vercel gehostet. Bei jedem Seitenaufruf verarbeiten die Server von Vercel die Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite sowie Ihren Browser und Ihr Betriebssystem (User-Agent). Vercel speichert diese Zugriffe kurzzeitig in Server-Logs, die wir nur nutzen, um die Website zu betreiben, abzusichern und Fehler zu finden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Ihnen die Website bereitzustellen und sie stabil und sicher zu betreiben, auch gegen Angriffe und Spam.

Die Website verwendet nur die Cookies und den Browser-Speicher, die für ihren Betrieb nötig sind, und keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste. Die Schriftarten werden von unserer eigenen Domain geladen; Ihr Browser nimmt dafür also keine Verbindung zu Google oder anderen Dritten auf. Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wenn Sie sich über unser Bewerbungsformular bewerben, verarbeiten wir:

• Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Ihre Telefon- und WhatsApp-Nummer;
• Ihr Land, Ihre Stadt (optional) und Ihre Zeitzone (von Ihrem Browser vorgeschlagen);
• Ihre Arbeitssprachen, die Rollen, für die Sie sich bewerben, und gegebenenfalls die offene Stelle, auf die Sie sich bewerben;
• Ihre Berufserfahrung in Jahren, Links zu Ihrem Portfolio und zu LinkedIn (optional), Ihr Honorar (optional), Ihre Verfügbarkeit und Ihren Text über sich;
• die Sprache der Website, die Sie genutzt haben, den Zeitpunkt, zu dem Sie unsere Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, sowie Ihre IP-Adresse und Ihren Browser (User-Agent) beim Absenden.

Ihr Fortschritt wird bis zum Absenden nur in Ihrem eigenen Browser gespeichert; vorher erhalten wir nichts. Auf der Website gibt es keinen Datei-Upload. Wenn Sie uns Unterlagen wie einen Lebenslauf per E-Mail senden, verarbeiten wir sie zu denselben Zwecken.

Wir nutzen diese Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, Sie mit passenden Kunden und offenen Stellen zusammenzubringen, Sie diesen vorzustellen und mit Ihnen darüber in Kontakt zu bleiben. Außerdem erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. In unserem Verwaltungsbereich speichern wir den Status Ihrer Bewerbung und interne Notizen dazu.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, also die Schritte, um die Sie uns vor und im Rahmen unserer Vermittlungsbeziehung bitten, die Sie mit der Annahme unserer Nutzungsbedingungen eingehen. Für IP-Adresse und User-Agent: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Missbrauch des Formulars zu verhindern und nachweisen zu können, wann und wie die Bedingungen akzeptiert wurden.

Wenn Sie uns eine WhatsApp-Nummer angeben, können wir Sie über WhatsApp kontaktieren. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited; für darüber gesendete Nachrichten gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

Je nach den gewählten Rollen legen Sie kurze Skill-Tests ab (zum Beispiel Tippen, Datenerfassung, Genauigkeit, Kundennachrichten und Englisch). Wir speichern das Ergebnis: die Punktzahl, ob die Bestehensgrenze erreicht wurde, eine kurze Zusammenfassung, Messwerte wie Geschwindigkeit, Genauigkeit und Anzahl richtiger Antworten, die Nummer des Versuchs, die Testsprache sowie Beginn und Ende des Tests. Jeder Test kann bis zu dreimal abgelegt werden.

Die Tests werden automatisch anhand einer festen Bestehensgrenze ausgewertet, und Sie sehen Ihr Ergebnis sofort. Die Punktzahl fließt nur in unsere Prüfung ein: Ob wir Ihre Bewerbung annehmen und wem wir Sie vorstellen, entscheidet ein Mensch bei iince. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ein Konto ist freiwillig. Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert, nie im Klartext), ob Ihre E-Mail-Adresse bestätigt ist, den Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung und Ihre bevorzugte Sprache sowie ein aus Ihrer Bewerbung übernommenes Profil, das Sie jederzeit bearbeiten können. Profil und letzte Testergebnisse nutzen wir, um spätere Bewerbungen vorauszufüllen; Tests, die Sie im Konto wiederholen, speichern wir wie oben beschrieben.

Damit Sie angemeldet bleiben, setzen wir ein Sitzungs-Cookie, siehe Cookie-Richtlinie. Wenn Sie sie anfordern, senden wir Ihnen per E-Mail Links zum Einrichten Ihres Kontos oder zum Zurücksetzen Ihres Passworts.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von Ihnen gewünschten Kontos).

Wenn Sie das Formular für Personalanfragen nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihres Unternehmens oder Shops (optional), die gesuchten Rollen, Ihren Bedarf, Budget und Zeitrahmen (optional), Ihre Nachricht, die Sprache der Website, die Seite, von der aus Sie das Formular gesendet haben, und Ihre IP-Adresse. Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, wir eine Benachrichtigung mit Ihrer Anfrage.

Wir nutzen diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, passende Freelancer zu finden und Ihnen vorzustellen und die daraus folgende Geschäftsbeziehung einschließlich der Vermittlungsgebühr abzuwickeln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag mit Ihnen betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, geschäftliche Anfragen zu beantworten und unsere Agentur zu betreiben, auch wenn Sie für ein Unternehmen handeln. Für die IP-Adresse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Missbrauch des Formulars zu verhindern.

Wenn Sie an info@iince.com schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht und etwaige Anhänge, um Ihnen zu antworten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Nachricht eine Bewerbung, eine Personalanfrage oder eine bestehende Geschäftsbeziehung betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten).

Neben dieser Agentur-Website betreiben wir unter iince.com eine Jobbörse, auf der man sich auf einzelne Stellenanzeigen bewerben kann. Wenn wir einen Freelancer in unserem Verwaltungsbereich prüfen, sehen wir nach, ob sich dieselbe E-Mail-Adresse auch dort beworben hat, und sehen diese Bewerbungen, ihren Status und unsere Einschätzung dazu. Für diesen Abgleich wird die E-Mail-Adresse mit der Datenbank der Jobbörse verglichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, über beide iince-Angebote hinweg ein vollständiges Bild von Kandidaten zu haben und dieselbe Person nicht doppelt zu bearbeiten.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit die DSGVO es erlaubt:

• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bewerbungen, Skill-Tests, Konten, Vorstellungen bei Kunden und Personalanfragen, wie oben beschrieben.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wie Handelsbriefen und Rechnungen für die Fristen des deutschen Handels- und Steuerrechts, die Beantwortung rechtmäßiger behördlicher Anfragen und die Bearbeitung Ihrer Datenschutzanfragen.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): ein sicherer, stabiler Betrieb der Website und ihre Server-Logs; der Schutz unserer Formulare vor Spam und Missbrauch; der Nachweis der Annahme unserer Bedingungen; der oben beschriebene Abgleich mit der Jobbörse; sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, etwa zu einer Vermittlungsgebühr.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Auf eine Einwilligung stützen wir derzeit keine der hier beschriebenen Verarbeitungen. Sollten wir Sie einmal um eine Einwilligung bitten, sagen wir es Ihnen an dieser Stelle; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kunden (Arbeitgeber): Informationen über einen Freelancer geben wir nur weiter, wenn wir diesen Freelancer einem bestimmten Kunden vorstellen, und nur, was für diese Vorstellung relevant ist. Kunden können ihren Sitz außerhalb der EU haben (siehe unten).

Auftragsverarbeiter: Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und nur nach unseren Weisungen verarbeiten:

• Vercel Inc., USA: Hosting der Website und ihrer Serverfunktionen, Server-Logs;
• Neon, LLC (ein Unternehmen von Databricks), USA: unsere Datenbank, gespeichert auf Servern von Amazon Web Services in Frankfurt am Main;
• Plus Five Five, Inc. (Resend), USA: Versand unserer E-Mails, etwa Bestätigungen und Konto-Links;
• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland: Empfang und Verarbeitung der E-Mails, die Sie an unsere @iince.com-Adressen senden;
• Supabase Pte. Ltd., Singapur: Hosting der Datenbank der Jobbörse, die für den oben beschriebenen Abgleich genutzt wird.

Behörden: soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Gerichten oder Behörden.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende oder Datenhändler weiter.

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder in Singapur, und Vercel kann Anfragen auf Servern außerhalb der EU verarbeiten, auch in den USA. Solche Übermittlungen finden nur mit den Garantien des Kapitels V DSGVO statt:

• Vercel Inc., Plus Five Five, Inc. (Resend) und Neon, LLC sind zum Zeitpunkt dieser Erklärung nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für zertifizierte Unternehmen gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Den aktuellen Status können Sie unter dataprivacyframework.gov prüfen.
• Wo ein Dienstleister oder einer seiner Unterauftragsverarbeiter nicht zertifiziert ist oder eine Zertifizierung entfällt, beruht die Übermittlung auf den EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Das gilt insbesondere für die Supabase Pte. Ltd. in Singapur.

Stellen wir Sie als Freelancer einem Kunden außerhalb der EU/des EWR vor, ist die Übermittlung für die von Ihnen gewünschte Vermittlung erforderlich (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Besteht für das Land des Kunden ein Angemessenheitsbeschluss der EU, gilt stattdessen dieser.

Eine Kopie dieser Garantien können Sie unter info@iince.com anfordern.

Wir löschen Daten nicht automatisch nach festen Fristen. Wir speichern sie, solange sie für den Zweck erforderlich sind, zu dem sie erhoben wurden, und richten uns dabei nach diesen Kriterien:

• Bewerbungen, Testergebnisse und Profile: solange Sie Teil unseres Freelancer-Netzwerks sind und wir Sie Kunden vorstellen können, oder bis Sie uns um Löschung bitten.
• Konten: bis Sie uns bitten, Ihr Konto zu löschen.
• Personalanfragen: solange es nötig ist, um sie zu beantworten und die daraus folgende Geschäftsbeziehung abzuwickeln.
• Geschäftsunterlagen: Korrespondenz und Unterlagen, die wir nach deutschem Handels- und Steuerrecht aufbewahren müssen (etwa nach § 257 HGB und § 147 AO), bewahren wir für die dort festgelegten Fristen auf und schränken ihre Nutzung in dieser Zeit auf diesen Zweck ein.
• Rechtsansprüche: Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, etwa zu einer Vermittlungsgebühr, bewahren wir auf, bis der Anspruch erledigt oder verjährt ist.
• Server-Logs und Browser-Speicher: Server-Logs bewahrt Vercel im Rahmen seiner Log-Aufbewahrung kurzzeitig auf. Was in Ihrem Browser gespeichert ist, bleibt dort, bis es abläuft oder Sie es löschen; siehe Cookie-Richtlinie.

Bitten Sie uns um Löschung, löschen wir Ihre Daten, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht; in diesem Fall schränken wir die Verarbeitung auf diesen Zweck ein. Gelöschte Daten können noch für begrenzte Zeit in den Sicherungen unseres Datenbank-Anbieters vorhanden sein, bis diese überschrieben werden.

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten zu geben. Um eine Bewerbung zu bearbeiten, brauchen wir jedoch die nicht als optional gekennzeichneten Angaben und die Skill-Tests für die gewählten Rollen; um eine Personalanfrage zu beantworten, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Bedarf und Ihre Nachricht; und für ein Konto eine E-Mail-Adresse und ein Passwort. Als optional gekennzeichnete Felder können Sie frei lassen. Ohne die Daten, die Ihr Browser automatisch übermittelt, kann die Website nicht angezeigt werden.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit, also Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder ihre Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen (Art. 20 DSGVO);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO, siehe unten);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an info@iince.com. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Mit einem Konto können Sie Ihr Profil auch selbst im Kontobereich berichtigen.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

• Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
• Prinzenstraße 5, 30159 Hannover (Postanschrift: Postfach 221, 30002 Hannover)
• Website: www.lfd.niedersachsen.de

Sie können sich auch an jede andere Aufsichtsbehörde in der EU wenden, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Die Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) ausgeliefert. Passwörter speichern wir nur als sicheren Hash, das Sitzungs-Cookie ist signiert und für Skripte auf der Seite nicht lesbar, und unser Verwaltungsbereich ist passwortgeschützt.

Welche Cookies und welchen Browser-Speicher die Website nutzt und warum, erklärt unsere Cookie-Richtlinie.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert, etwa wenn wir einen neuen Dienstleister einsetzen. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.

Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten? Schreiben Sie an info@iince.com oder an NileCon Recruitment UG (haftungsbeschränkt), Goethestraße 7, 38440 Wolfsburg.